Recht op inzage, uitleg, kopie

Burgers, verenigingen, bedrijven ... iedereen kan bij de gemeente en het OCMW documenten die in hun bezit zijn, inzien, er uitleg over vragen of er een kopie van bekomen. Dat noemen we passieve openbaarheid van bestuur Het Vlaams Bestuursdecreet (Hoofdstuk 3: Toegang tot bestuursdocumenten) bepaalt hoe je hiervoor een aanvraag kan indienen en hoe de overheid die aanvraag moet afhandelen.

Deze openbaarmaking beperkt zich wel tot bestaande documenten. Je kan de gemeente of het OCMW niet vragen om voor jou een nieuw document samen te stellen met bijvoorbeeld overzichten, berekeningen of vergelijkingen.

In principe zijn alle bestuursdocumenten openbaar, maar er zijn wel enkele uitzonderingen, bijvoorbeeld wanneer de bescherming van de privacy in het gedrang komt. In de praktijk komt het erop neer dat de documenten die iemand aanvraagt, altijd onderzocht worden om na te gaan of er al dan niet uitzonderingen van toepassing zijn. 

Hoe aanvragen?
Wat gebeurt er met je aanvraag?
Kan je beroep indienen als je aanvraag niet ingewilligd wordt? 
Wat kost het?

Hoe aanvragen?

Je kan een aanvraag doen voor inzage, een kopie van of  toelichting over een bestuursdocument. Je hoeft in principe bij je aanvraag niet te vermelden waarvoor je het document nodig hebt.

De aanvraag dient schriftelijk te gebeuren: via het online formulier, per e-mail of per brief. Aan mondelinge of telefonische verzoeken wordt geen gevolg gegeven.

In de aanvraag vermeld je:

  • je naam en correspondentieadres (en eventueel naam en adres van de persoon voor wie je de aanvraag doet);
  • over welk(e) document(en) het gaat (of minstens de aangelegenheid waarop deze documenten betrekking hebben);
  • op welke manier je toegang wil verkrijgen: inzage, kopie of uitleg;
  • de vorm waarin je het bestuursdocument wenst: op papier of digitaal.

De communicatiedienst schrijft de aanvragen zo snel mogelijk in een register in.

Informatie van persoonlijke aard

Je hoeft bij je aanvraag geen belang aan te tonen, maar voor de openbaarmaking van informatie van persoonlijke aard (= waardeoordeel of gedragsbeschrijving van iemand anders die bij naam genoemd wordt of gemakkelijk identificeerbaar is) moet je wel aantonen dat je rechtstreeks en persoonlijk in je rechtssituatie kan geraakt worden (schade kan ondervinden).

Wat gebeurt er met je aanvraag?

Normaal gezien wordt je aanvraag ingewilligd. In bepaalde gevallen voorziet de wet echter dat de openbaarmaking niet of niet volledig kan. Er wordt onderzocht of er geen uitzonderingsgronden  van toepassing zijn. Uitzonderingsgronden zijn bijvoorbeeld de bescherming van de privacy, documenten uitsluitend opgesteld ten behoeve van de strafvordering, documenten die nog niet af zijn, geheimhoudingsverplichting door de Vlaamse overheid, ...

De algemeen directeur neemt de beslissing. De beslissing en de uitvoering ervan gebeuren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen twintig kalenderdagen nadat de aanvraag in het register is ingeschreven. Deze termijn kan in bepaalde gevallen worden verlengd tot veertig dagen (bijvoorbeeld wanneer er veel onderzoek- of opzoekingswerk nodig is).

Je wordt schriftelijk (per mail of per brief) op de hoogte gebracht van de beslissing van de algemeen directeur.

Kan je beroep indienen als je aanvraag niet ingewilligd wordt?

Ja. Wanneer niet tijdig op je aanvraag wordt geantwoord of wanneer je aanvraag geheel of gedeeltelijk wordt afgewezen, kan je schriftelijk beroep indienen bij:

Departement Kanselarij en Bestuur
Beroepsinstantie inzake de openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie
Afdeling openbaarheid van bestuur
Departement Diensten voor het algemeen regeringsbeleid
Havenlaan 88, bus 20
1000 Brussel
E-mail: openbaarheid@vlaanderen.be

Je hebt daarvoor een termijn van dertig kalenderdagen. Deze termijn gaat in de dag na het verzenden van de beslissing van de algemeen directeur.
Voeg een kopie van je oorspronkelijke aanvraag en van de beslissing waartegen je beroep aantekent bij je brief of mail.

Wat kost het?

  • Inzage en uitleg worden kosteloos verstrekt.
  • Voor kopieën mag een (redelijke) kostprijs aangerekend worden.

Contact en openingsuren

Communicatiedienst
Jan van Ruusbroecpark z/n
1560 Hoeilaart
Telefoon: 
02 658 28 48
E-mailadres: 
communicatie [at] hoeilaart.be
Huidige openingsuren
Vandaag open van 8:15 tot 12:00
Morgen open van 8:15 tot 12:00
Op donderdag tussen 16 en 19.30 uur kan je op deze dienst ook terecht op afspraak.

Alle openingsuren