Hieronder vind je de procedure om een zaal aan te vragen en te reserveren in Gemeenschapscentrum Felix Sohie, Sport- en jeugdcentrum Koldam of het parkpaviljoen.

Alle afspraken over het gebruik van de zalen en de tarieven vind je in het infrastructuurreglement. Erkende verenigingen voorrang geven, is het basisprincipe van waaruit dit reglement is opgesteld.

Hier vind je een aanvulling op het infrastructuurreglement voor het gebruik van de turnhal.

Seizoensreservaties van verenigingen - procedure in 3 stappen

Stap 1: Aanvragen via formulier

Erkende verenigingen, zowel sport- als cultuur- en jeugdverenigingen, kunnen vanaf 1 april tot en met 15 mei hier hun reservaties aanvragen voor het seizoen dat loopt van 1 september 2024 tot 31 augustus 2025.

• Voor zalen in het GC Felix Sohie: klik hier voor het online formulier (reservatieperiode is voorbij), in te vullen per activiteit. Een opendeurweekend, een toneelvoorstelling (repetities en voorstellingen), een wekelijkse samenkomst ... worden beschouwd als 1 activiteit (onder dezelfde naam).
• Voor zalen in het SJC Koldam: klik hier voor het formulier (reservatieperiode is voorbij). Download het naar je eigen pc en stuur het ingevuld terug naar reservaties@hoeilaart.be.
• Voor het parkpaviljoen: klik hier voor het online formulier.

Toneelverenigingen en andere verenigingen die actief kunst beoefenen, kunnen voor twee achtereenvolgende seizoenen een aanvraag indienen voor het gebruik van de theaterzaal en de cafetaria van het GC Felix Sohie.

Stap 2: Bevestiging krijgen per mail

De dienst Vrije Tijd brengt alle aanvragen in kaart en maakt de globale planning op (welke vereniging met welke activiteit in welke zaal). Rond half juni stuurt de dienst de verenigingen een mail om te laten weten welke aangevraagde reservaties ze effectief kunnen reserveren.

Stap 3: Reserveren via digitaal reservatiesysteem

De medewerkers van de dienst Vrije Tijd reserveren voor jou de zalen in het online reservatiesysteem.

Reservatie van losse en/of individuele activiteiten - digitaal - vanaf 1 augustus

Vanaf 1 augustus kunnen verenigingen, andere organisaties en individuele huurders gebruik maken van het digitale reservatiesysteem om losse reservaties te maken. Het systeem toont welke zalen op welke data nog vrij zijn. Een account aanmaken kan zowel op eigen naam als op naam van een vereniging of organisatie.

Meer info: reservaties@hoeilaart.be of tel. 02 657 05 04