Hieronder vind je de procedure om een zaal aan te vragen en te reserveren in Gemeenschapscentrum Felix Sohie, Sport- en jeugdcentrum Koldam of het parkpaviljoen.

Alle afspraken over het gebruik van de zalen vind je in het infrastructuurreglement. De afspraken met betrekking tot tarieven en de wijze van facturatie kan je terugvinden in het algemeen retributiereglement.

Hier vind je een aanvulling op het infrastructuurreglement voor het gebruik van de turnhal.

Seizoensreservaties van verenigingen - procedure in 3 stappen

Stap 1: Aanvragen via formulier

Verenigingen en gebruikers die in het seizoen september 2026 tot juni 2027 gebruik willen maken van de gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur, konden tot 15 mei een aanvraag indienen. Voor aanvragen die tijdig worden ingediend, geldt een algemene voorrang.

• Voor zalen in het GC Felix Sohie: klik hier voor het online formulier (reservatieperiode is voorbij), in te vullen per activiteit. Een opendeurweekend, een toneelvoorstelling (repetities en voorstellingen), een wekelijkse samenkomst ... worden beschouwd als 1 activiteit (onder dezelfde naam).
• Voor zalen in het SJC Koldam: klik hier voor het formulier (reservatieperiode is voorbij). Download het naar je eigen pc en stuur het ingevuld terug naar reservaties@hoeilaart.be.
• Voor het parkpaviljoen: klik hier voor het online formulier.

Stap 2: Ontvangstbevestiging

De aanvragen worden beoordeeld door het bestuur, dat op basis daarvan een verdeling opmaakt voor het volgende seizoen. Daarbij wordt rekening gehouden met:

• activiteiten die het voorgaande jaar reeds plaatsvonden;
• een optimale bezettingsgraad en efficiënt gebruik van de ruimtes;
• de aard en openbaarheid van de activiteit.

De gebruikers van de gemeentelijke infrastructuur worden ingedeeld in drie groepen, op basis van hun aard en verbondenheid met Hoeilaart. Deze indeling bepaalt onder meer de voorwaarden en tarieven volgens het geldende retributiereglement.

Stap 3: Toewijzing

De definitieve toewijzing van data en zalen gebeurt uiterlijk op 1 juli en wordt officieel goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen. Bij belangrijke wijzigingen of conflicten kan overleg plaatsvinden met de betrokken verenigingen.

Na afloop van de voorrangsperiode worden nieuwe aanvragen behandeld zonder voorrangsregels.

We streven ernaar om zo veel mogelijk tegemoet te komen aan de noden van onze gebruikers en kijken uit naar een nieuw seizoen vol activiteiten!

Digitale reservatie van losse en/of individuele activiteiten

Verenigingen, andere organisaties en individuele huurders kunnen gebruik maken van het digitale reservatiesysteem om losse reservaties te maken. Het systeem toont welke zalen op welke data nog vrij zijn. Een account aanmaken kan zowel op eigen naam als op naam van een vereniging of organisatie.

Meer info: reservaties@hoeilaart.be of tel. 02 657 05 04